審核中的溝通

在審核期間，可能有必要對審核組內(nèi)部以及審核組與受審核方、審核委托方以及可能的外部機構(gòu)（例如監(jiān)管機構(gòu)）之間的溝通做出正式安排。尤其是對法律要求強制性報告不符合的情況，如受審核組織發(fā)生相應(yīng)行業(yè)屬于重大（較大）級別以上的，與環(huán)境污染等有關(guān)的事故／事件和（或）引起新聞媒體及社會關(guān)注的事故／事件信息，應(yīng)及時向認(rèn)證監(jiān)管部門報告。

現(xiàn)場審核期間，審核組長應(yīng)根據(jù)審核的范圍和復(fù)雜程度，對溝通做出正式安排，以確保審核有序與順利地進(jìn)行。

（一）審核組內(nèi)部溝通

在審核過程中，審核組應(yīng)定期評估審核的進(jìn)程并溝通信息。溝通方式可采用審核組內(nèi)部會議或其他適宜的方式。審核組內(nèi)部溝通的目的在于審核組成員之間交換信息，評定審核進(jìn)展情況，以及審核組長在需要時重新分配審核組成員的工作任務(wù)，并定期將審核進(jìn)程及任何關(guān)注告知受審核方，確保審核有序和順利進(jìn)行。審核組內(nèi)部溝通的內(nèi)容包括：

(1) 審核組從不同渠道所獲得信息的匯總、討論以及相互補充印證，確定并實施應(yīng)跟蹤的審核信息；

(2) 審核進(jìn)展情況和審核計劃的執(zhí)行及完成情況，以及是否需要調(diào)整審核計劃，或根據(jù)需要重新分配審核組成員的工作；

(3) 討論審核中出現(xiàn)的異常情況，包括可導(dǎo)致審核目的和范圍發(fā)生變更的情況，或顯示存在緊急和重大的風(fēng)險（例如安全風(fēng)險），商討適當(dāng)?shù)拇胧?，這些措施可以包括重新確認(rèn)或修改審核計劃，改變審核目的或?qū)徍朔秶?，或者終止審核；

(4) 評審審核發(fā)現(xiàn)，包括不符合；

(5) 對超出審核范圍之外的引起關(guān)注的問題，應(yīng)予記錄并向?qū)徍私M長報告，以便可能時向?qū)徍宋蟹胶褪軐徍朔酵▓蟆?/span>

（二）審核組與受審核方以及審核委托方的溝通

在審核過程中，適當(dāng)時，審核組長應(yīng)當(dāng)向受審核方和審核委托方通報審核的進(jìn)展等相關(guān)情況。通常每天安排與受審核方進(jìn)行簡短的溝通會議，溝通的內(nèi)容包括：

1. 審核進(jìn)展的溝通

(1) 審核計劃的實施情況；

(2) 審核發(fā)現(xiàn)的簡述，以及可能的不符合（以給受審核方足夠的時間進(jìn)行必要的澄清或提供進(jìn)一步的證據(jù)）；

(3) 對以后審核活動的調(diào)整，包括審核計劃與任務(wù)分工的變動；

(4) 需要受審核方提供進(jìn)一步的配合與支持；

(5) 此外，對于審核中出現(xiàn)的異常情況，審核組需要向?qū)徍宋蟹酵▓螅纾篊D 提請審核委托方對審核組難以判定的潛在不符合予以澄清；

＠審核時間不夠的問題；

＠審核中遇到的障礙和困難。

2. 風(fēng)險的報告

如果審核中收集的證據(jù)表明存在緊急的或重大的風(fēng)險，審核組應(yīng)及時向受審核方，適當(dāng)時向?qū)徍宋蟹綀蟾?。這類風(fēng)險涉及質(zhì)量、安全、環(huán)境等方面，例如過程設(shè)備即將失去運行能力，安全裝置失效，危險化學(xué)品混放等。一旦發(fā)生，通常會給受審核方造成損失，包括人員傷亡。

當(dāng)可獲得的審核證據(jù)顯示審核目的無法實現(xiàn)時，審核組長應(yīng)向客戶（如果可能還應(yīng)向認(rèn)證機構(gòu)）報告這一情況，以確定適當(dāng)?shù)男袆?。該行動可以包括重新確認(rèn)，或修改計劃，審核目的或?qū)徍朔秶?，或終止審核，審核組長應(yīng)向認(rèn)證機構(gòu)報告所采取的行動的結(jié)果。

即使引起關(guān)注的問題超出了審核范圍，也應(yīng)當(dāng)予以記錄并向?qū)徍私M長報告，并在可能時向?qū)徍宋蟹交蚴軐徍朔酵▓蟆?/span>

3. 審核的調(diào)整

當(dāng)已獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目標(biāo)時，應(yīng)對審核進(jìn)行調(diào)整，例如：

(1) 組織的入數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其事先聲明的人數(shù)，導(dǎo)致審核時間量不夠， 無法獲得充分的客觀證據(jù)；

(2) 管理體系達(dá)不到認(rèn)證注冊的要求或顧客對供方的要求；

(3) 出現(xiàn)嚴(yán)重違反法律法規(guī)要求的情況；

(4) 管理體系未覆蓋一些關(guān)鍵的過程、場所或活動；

(5) 審核范圍中的過程與活動部分或全部未開展，不能提供充分的客觀證據(jù)。

審核組長應(yīng)當(dāng)向?qū)徍宋蟹胶褪軐徍朔綀蟾胬碛梢源_定采取適當(dāng)?shù)拇胧＿@些措施可包括：

(1) 重新確認(rèn)或修改審核計劃，例如，延長審核時間、修改審核日程、增加審核組成員等；

(2) 改變審核目標(biāo)，例如，將認(rèn)證注冊的目的改為識別潛在的改進(jìn)機會；

(3) 改變審核范圍，例如，增加受審核的場所、過程或活動，或縮小審核范圍；

(4) 終止審核。

隨著現(xiàn)場審核活動的進(jìn)行，如果出現(xiàn)需要改變審核范圍的情況，審核組不宜對審核范圍的改變自行做出決定。濟(jì)南ISO9001認(rèn)證，審核組長應(yīng)與客戶審查該需要，并報告認(rèn)證機構(gòu)。審核范圍的變更可能會引起審核持續(xù)時間、審核組組成（例如具備專業(yè)能力的審核員）和規(guī)模等方面的變化。對第三方認(rèn)證審核，審核范圍的改變與認(rèn)證范圍的擴大或縮小通常是相關(guān)的。

（三）審核組與外部機構(gòu)溝通

有時審核組要與外部機構(gòu)進(jìn)行溝通，例如與國家認(rèn)證監(jiān)管機構(gòu)、地方認(rèn)證監(jiān)管機構(gòu)、行業(yè)監(jiān)管部門或者相關(guān)政府部門溝通認(rèn)證審核相關(guān)事宜，特別是法律要求強制性報告不符合的情況。

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