1.審核前準(zhǔn)備

在審核前最好向?qū)Ψ教峁徍擞?jì)劃（但與前面提到的審核計(jì)劃不是一回事，這是指對(duì)某個(gè)供應(yīng)商的審核安排），讓供應(yīng)商安排好相應(yīng)的人，做好審核現(xiàn)場(chǎng)的接待工作。

在審核計(jì)劃中主要包含的信息有：時(shí)間、部門(mén)、關(guān)注的活動(dòng)、相關(guān)人員等。

2.首次會(huì)議

一般來(lái)講在審核計(jì)劃中，都會(huì)有“首次會(huì)議”的要求。

我認(rèn)為首次會(huì)議意義重大，因?yàn)閰⒓诱甙ü?yīng)商的管理層、各個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助引導(dǎo)人員等。它是審核組（員）與供應(yīng)商關(guān)于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動(dòng)。

我建議在審核計(jì)劃中一定要標(biāo)明被審核方的總經(jīng)理要出席，如果有事請(qǐng)要提前告知審核組。

我發(fā)現(xiàn)由于許多審核員沒(méi)有做過(guò)管理工作，或只做過(guò)基層管理者，他們沒(méi)有與總經(jīng)理打交道的經(jīng)驗(yàn)，遇到后心里發(fā)怵。當(dāng)對(duì)方提到總經(jīng)理有事參加不了首次會(huì)議時(shí)，自己往往如釋重負(fù)。殊不知質(zhì)量管理屬于經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門(mén)經(jīng)理的事情。

中國(guó)引進(jìn)ISO9001差不多有20年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有理解這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的精髓？

我認(rèn)為主要是審核員的切入點(diǎn)讓老板們有一個(gè)錯(cuò)覺(jué)：ISO9001就是為了拿到一張證書(shū)，而非提高管理效率的工具。

在質(zhì)量體系推動(dòng)方面，老板的權(quán)重最大，我用數(shù)字比喻為占50%以上。

因此，審核員一定要利用各種機(jī)會(huì)讓老板知道質(zhì)量、食品安全管理體系的推動(dòng)是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。

會(huì)議內(nèi)容

首次會(huì)議的時(shí)間控制在30分鐘左右，主角應(yīng)該是審核組（員）而非供應(yīng)商。

一般來(lái)講先由審核組（員）來(lái)介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應(yīng)商介紹各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司基本情況。

3.現(xiàn)場(chǎng)參觀

首次會(huì)議結(jié)束，要有一個(gè)現(xiàn)場(chǎng)參觀，這個(gè)安排對(duì)整個(gè)審核的成功也是非常重要的。

1.現(xiàn)場(chǎng)參觀的兩個(gè)目的

目的1：管理細(xì)節(jié)

我一般安排的時(shí)間是1個(gè)小時(shí)甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，它的目的是對(duì)被審核現(xiàn)場(chǎng)有一個(gè)大致的了解。

我在首次會(huì)議上常常開(kāi)玩笑地對(duì)老板說(shuō)：“現(xiàn)場(chǎng)參觀完，審核就可以結(jié)束了?！?br style="margin: 0px; padding: 0px; outline: 0px; max-width: 100%; box-sizing: border-box; overflow-wrap: break-word !important;"/>

因?yàn)槲疫x擇的地方都是老板很少光顧的，如門(mén)衛(wèi)、倉(cāng)庫(kù)、污水站、垃圾房、維修間等，當(dāng)看到這些現(xiàn)場(chǎng)的人員，工作狀態(tài)非常松懈的話，那生產(chǎn)車間管理的再好，我也給整體得分打個(gè)大折。

管理的細(xì)節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車間，而是在門(mén)衛(wèi)、倉(cāng)庫(kù)、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。

它們似乎與產(chǎn)品離著很遠(yuǎn)，但管理活動(dòng)的要求應(yīng)該是一樣的。

目的2：設(shè)計(jì)的優(yōu)劣

另外由于食品安全與工程設(shè)計(jì)有極大的關(guān)系，它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對(duì)食品安全設(shè)計(jì)的理解，所以現(xiàn)場(chǎng)參觀的另外一個(gè)目的就是看看圍墻、門(mén)窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP要求。

在倉(cāng)庫(kù)參觀的時(shí)候，可以看看到貨和發(fā)貨的情況，在庫(kù)房?jī)?nèi)可以找一個(gè)1周左右的產(chǎn)品做追溯演練。在現(xiàn)場(chǎng)走一圈也可以順便檢查了蟲(chóng)害管理設(shè)施。

當(dāng)由多人組成的審核小組時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)參觀是唯一一次審核組對(duì)某一管理活動(dòng)，發(fā)表各自意見(jiàn)的機(jī)會(huì)。這對(duì)統(tǒng)一審核思路、理清審核重點(diǎn)、做追溯信息的準(zhǔn)備都有很大幫助。

2.現(xiàn)場(chǎng)參觀前的準(zhǔn)備

現(xiàn)場(chǎng)參觀前要讓供應(yīng)商提供四張圖：

1.工廠布局圖

2.蟲(chóng)害布局圖

3.監(jiān)控設(shè)施布局圖

4.倉(cāng)庫(kù)貨物布局圖

4.《供應(yīng)商檢查表》的設(shè)計(jì)

為了提醒審核員在參觀時(shí)注意的事項(xiàng)，在《供應(yīng)商檢查表》中對(duì)現(xiàn)場(chǎng)參觀的內(nèi)容可以進(jìn)行如下描述：

• 大門(mén)（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡(luò)方式、車號(hào)； 

• 監(jiān)視探頭布局：關(guān)鍵區(qū)域（露天存放成品/原料、大門(mén)、成品庫(kù)門(mén)、原料庫(kù)門(mén)）；

• 廠區(qū)道路、草坪；

• 污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間；蟲(chóng)害控制：鼠站完好、誘餌缺失；

• 原料庫(kù)：蟲(chóng)害管理、標(biāo)識(shí)、燈、門(mén)、窗、溫濕 度、電線（無(wú)私拉）、遮光、禁用區(qū)；

• 冷庫(kù)：溫度記錄方式（手工、自動(dòng)）；

• 成品庫(kù)：盡可能選擇一周左右生產(chǎn)的已放行產(chǎn)品，記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格、班次、批號(hào)、產(chǎn)品代號(hào)，物料管理用電子化（ERP）還是手工；

• 生產(chǎn)線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設(shè)施。

5.審核小組的分工

如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。

注：A組只關(guān)注于追溯產(chǎn)品相關(guān)的所有信息，即已經(jīng)發(fā)生過(guò)的管理活動(dòng)。

A組的審核路徑為：

1）在成品庫(kù)中選擇已放行的產(chǎn)品，對(duì)外包裝箱進(jìn)行照相，記錄批號(hào)和數(shù)量。

2）將成品帶回辦公室讓供應(yīng)商提供與此批號(hào)產(chǎn)品相關(guān)的所有信息。（見(jiàn)上）。

6.審核過(guò)程中的配合

在審核過(guò)程中，需要三組進(jìn)行信息傳遞，如：

1.A組需要將部分信息傳遞給B組（體系文件）

• 可追溯信息的完整性與召回報(bào)告（證據(jù)對(duì)比）

• 成品、原料檢驗(yàn)方法管理     

• 檢驗(yàn)人員資質(zhì)管理      

• 產(chǎn)品、原料技術(shù)規(guī)范管理        

• 記錄管理（CCP、清潔、產(chǎn)品檢驗(yàn)、原料檢驗(yàn)） 

• 環(huán)境監(jiān)控計(jì)劃        

• 糾正預(yù)防措施        

• 設(shè)備維修、保養(yǎng)計(jì)劃

2.C組需要將部分信息傳遞給B組（現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估）

• 本批號(hào)成品所有原料是否有拒用？

• 原料倉(cāng)庫(kù)的FIFO（先進(jìn)先出）

• 臺(tái)賬與批號(hào)是否符合情況？

• 標(biāo)識(shí)管理（批號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期）

• 狀態(tài)管理（待檢、放行、拒用、銷毀）

6.審核原則

這樣的審核安排基于以下幾個(gè)原則：

• 所有管理活動(dòng)已經(jīng)發(fā)生；

• 所有管理活動(dòng)需要符合規(guī)范要求；

• 所有管理活動(dòng)的信息不得缺失；

• 通過(guò)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的產(chǎn)品，連接起人、機(jī)、料、法、環(huán)的所有管理信息。

7.審核流程和重點(diǎn)

山東ISO9001認(rèn)證，質(zhì)量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動(dòng)，可以通過(guò)一個(gè)已經(jīng)生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品進(jìn)行追溯（如下圖）。

2.B組審核員的審核流程與重點(diǎn)

A組審核員在對(duì)信息的完整性進(jìn)行確認(rèn)時(shí)，B組審核員要求客戶提供與產(chǎn)品記錄或報(bào)告相關(guān)的管理依據(jù)。

邏輯是：

找產(chǎn)品 > 找記錄 > 找依據(jù) > 找疏漏 > 找問(wèn)題 > 找風(fēng)險(xiǎn)

相對(duì)來(lái)講對(duì)B組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對(duì)幾個(gè)非常重要的報(bào)告進(jìn)行確認(rèn)和驗(yàn)證：

01

如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個(gè)條款最重要的話，那我就選“管理評(píng)審”。

先看一看參加管理評(píng)審的都是哪些人？

最高管理者、各個(gè)部門(mén)的一把手。

再看一看都討論哪些問(wèn)題？

方針、目標(biāo)、未來(lái)方向。

最后想一想管理評(píng)審輸出是什么？

分責(zé)任、分任務(wù)、分錢(qián)。

凡是與分錢(qián)相關(guān)的事，就是企業(yè)最大的事。有人可能說(shuō)不對(duì)，分責(zé)任、分任務(wù)、定目標(biāo)應(yīng)該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無(wú)米之炊，沒(méi)錢(qián)干個(gè)屁事。

所以當(dāng)我看管理評(píng)審報(bào)告時(shí)，我先看看總經(jīng)理是否出席，然后看各位部門(mén)總監(jiān)都說(shuō)了些什么問(wèn)題，最后就是行動(dòng)計(jì)劃是否有預(yù)算。

有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）：凡是將管理評(píng)審作為認(rèn)證活動(dòng)而非經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的企業(yè)，它所運(yùn)行的管理體系本身就會(huì)給經(jīng)營(yíng)帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)。

就如同一個(gè)國(guó)家的人大會(huì)議，成為一出鬧劇時(shí)，這個(gè)國(guó)家一定處于極大的風(fēng)險(xiǎn)之中。

因此，幾頁(yè)紙的管理評(píng)審報(bào)告，已經(jīng)代表了這家企業(yè)的質(zhì)量、食品安全管理體系的策劃、運(yùn)行、檢查、改進(jìn)的水平了。

老馬建議看管理評(píng)審報(bào)告不要只看當(dāng)年的，一定要看過(guò)去三年的報(bào)告。做縱向比較，看這家供應(yīng)商管理體系的發(fā)展歷程和轉(zhuǎn)折。

02

內(nèi)審報(bào)告是管理評(píng)審報(bào)告的部分輸入。

但目前許多企業(yè)內(nèi)審流于形式，審核員仍然處在“手中有劍，心中無(wú)劍”的水平。為管理層提供的報(bào)告，只是糾纏于某一個(gè)操作行為，而非對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，這顯然是管理層不感興趣的問(wèn)題。

如何改變這樣的局面？

可以在組織設(shè)計(jì)中進(jìn)行策劃，讓各個(gè)部門(mén)的總監(jiān)成為內(nèi)審員。每次審核的時(shí)候，由總監(jiān)擔(dān)任各個(gè)審核組的組長(zhǎng)。

在審核中試圖拋開(kāi)檢查表，到一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)可以從這幾個(gè)問(wèn)題問(wèn)起。

• 為什么需要這個(gè)部門(mén)？

• 為什么需要這個(gè)崗位？

• 這個(gè)部門(mén)的主要業(yè)務(wù)流程是什么？

• 這個(gè)部門(mén)或崗位的主要責(zé)任是什么？

• 影響到你部門(mén)工作效率的原因是什么？

• 你與其他部門(mén)發(fā)生的主要沖突是什么？

• 你如何解決沖突并開(kāi)始有實(shí)施計(jì)劃？

當(dāng)你將這些問(wèn)題告訴總經(jīng)理時(shí)，我猜想他會(huì)樂(lè)瘋了。因?yàn)檫@是他的痛點(diǎn)，是他天天睡不著覺(jué)的問(wèn)題，如果你幫他想到了發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎？

03

• HACCP計(jì)劃

• PRP目錄

• 蟲(chóng)害管理程序

• 放行管理程序

• 不合格管理程序

• 糾正預(yù)防管理程序

• 投訴管理程序

• 追溯管理程序

• 召回管理程序

• 危機(jī)管理程序

• 實(shí)驗(yàn)室管理程序

• 員工培訓(xùn)管理程序

B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時(shí)，需要提醒C組的審核員，協(xié)助在現(xiàn)場(chǎng)提供證據(jù)。

3.C組審核員的審核流程與重點(diǎn)

在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行審核的C組審核員，主要是觀察現(xiàn)場(chǎng)的操作行為。

因?yàn)闊o(wú)論你文件寫(xiě)的好壞，最重要的是現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)如何?，F(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行審核的人，只要記住五個(gè)字，就基本上不會(huì)抓瞎。

人：是否經(jīng)過(guò)充分的培訓(xùn)才執(zhí)行生產(chǎn)任務(wù)
機(jī)：設(shè)備維修保養(yǎng)能否達(dá)到保證生產(chǎn)的目的
料：原料（產(chǎn)品）的管理狀態(tài)
法：方法是否能夠保證一線人員理解管理要求，并得到有效執(zhí)行
環(huán)：設(shè)施和周圍環(huán)境是否適于食品生產(chǎn)對(duì)衛(wèi)生的要求

三組審核員需要在末次會(huì)議之前，進(jìn)行討論。

針對(duì)操作性問(wèn)題，找流程本身的問(wèn)題。如果解決了責(zé)任和方法，但仍然解決不了問(wèn)題的重復(fù)發(fā)生，那可能就是制度問(wèn)題了。而制度問(wèn)題往往與機(jī)制設(shè)計(jì)相關(guān)，到這個(gè)層次基本上就能夠判斷企業(yè)的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理水平了。